.::. دانشکده علوم پایه وپزشکی .::.

دبیرخانه و دفتر دانشکده

دبیرخانه و دفتر دانشکده

تاریخ: 1392/11/15 - 20:55


مهدی ملت پور              تلفن دفتر:   7-33421001  داخلی 2367

 

مسئول دفتر و  دبیرخانه دانشکده علوم پایه : آقای مهدی ملت پور

شرح وظایف مسئول دفتر و دبیرخانه دانشکده:

·         دریافت نامه ها ، اوراق ، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات وجریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط .
·         تفکیک و توزیع نامه ها ، گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط و پیگیری کردن آنها .
·         انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها ، اوراق ، نامه ها ، گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محلهای مخصوص
·         تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با رئیس دانشکده و تعیین ساعات ملاقات برای آنها .
·         تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارائه به سرپرست مربوط
·         ابلاغ دستورات صادره رئیس دانشکده به اشخاص و مؤسسات ذیربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها .
·         آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به  جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی سرپرست.
·         تنظیم اوقات جلسات که در دفتر رئیس دانشکده تشکیل می شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه.
·         پاسخگوئی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آن بدون ملاقات با مقام ذیربط امکان پذیر است.
·         تهیه پیش نویس برخی از نامه ها و گزارشات و جدولهای مختلف بزبان فارسی و محتملا خارجی .
·         استفاده از نرم افزارهای پردازش متن ، دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی و دورنگار .
·         انجام سایر امور محوله طبق دستور مقام مافوق